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商品监控制度

(一)进货监控

1、每月抽查配送中心进货订单与实物货物之间是否存在差异,单据填写是否正确,进货记录是否填写齐全,

并与仓管保管帐进行核对检查。

2、每月核对ERP进货金额和财务商品采购帐,并对出现的差异进行分析,查找原因,进行处理。 

3、定期监控ERP订单进货单价与发票单价之间的差异是否及时、完整地在ERP或财务系统中及时进行了调整,避免

对当期成本进行影响。

4、每月分析当期进货与上期、去年同期之间的差异原因,并根据公司库存提出合理的控制建议。


 (二)销售监控

1、月末对已开票未提货、联销、代销商品进行监控,分析ERP保管帐与存货帐之间存在差异的原因,以及影响金额。

2、每月清理分公司与分公司之间的内部调拨商品,同往来组一道要求双方公司及时对帐,对出现的差异及时查找原

因,并按照《往来对帐管理制度》要求进行处理。


(三)退换货监控

1、每月对配送中心商品的退货和换货流程进行监控,检查其是否按总部或公司要求流程操作,检查退货单是否经供应商签字确认。

2、门店和配送中心应在ERP系统建立坏机库,库存管理员和财务主管应检查仓管是否将所有坏机录入ERP系统,并

进行帐实核对。

3、检查配送中心是否建立坏机、滞销机登记卡,并注有进库时间、原因、批准人等信息,作好商品进出库单据签收手续。


(四)库存监控

1、库存管理管理员和财务主管每月参与商品的盘点,并严格按照公司下发的盘点制度要求对整个盘点过程的真实性、

准确性、完整性进行监控。

2、每月及时处理商品盘点差异,并跟踪处理结果。

3、每月核对ERP与财务系统库存金额,对出现的差异及时查找原因、并列出清理计划。针对出现的差异按以下方法

进行核查:

1)业务传票转财务金额不一致。检查业务转财务结转方案是否出现错误;出现操作人员手工调整现象;业务转出金

额与财务转入金额是否存在差异。

2)业务结算的逻辑日和财务凭证日期不一致。主要是统计区间产生的差异。

3)业务传票未转为正式的财务凭证。

4)有些财务凭证直接在财务系统中填制,没有在业务系统中进行操作。出现此种情况应先核对余额,再核对发生额;

ERP中核对的每月系统结转后进行核对。


(五)在途商品监控

1、每周在系统中检查调拨商品是否及时进行了清理,对于在途时间超过10天的应及时查找原因、及时处理。

 2、每周检查门店调出商品总仓配送中心是否及时进行了验收,对于超过10天未验收的应及时协调处理,要求进行验

收,办理相关手续。

3、每周检查门店商品调拨是否根据调拨单及时入帐,对于开出的调拨单超过3天未入帐,应要求立即入帐。 

4、每周厂家直送商品业务订单是否及时进行了勾对,对于超过2天仍未勾对的,应要求说明原因,及时处理。

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