中小企业采购管理存在这些问题，是时候要改进了

 

在市场竞争日益激烈的环境下，中小企临着难以适应的问题。采购方式落后是其管理上的诸多问题之一。

 

采购是企业的成本核心，又是企业发展伙伴关系的重要途径，当今采购不再是简单的物资购买活动，而应当上升为经营战略关系。

 

企业采购管理的目的就是要选择合适的供应商(Right Supplier)，在确保合适的品质下(Right Qual)，与合适的时间(Right Time)，以合适的价格(Right Price)，购入合适数量的商品(Right Quant)，使得企业能够以相对较低的成本生产优质的产品来满足市场需求。

 

走出传统采购管理的认识误区，完善企业的采购管理体制、优化采购模式，提高采购质量，降低采购成本，是中小企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存，谋求发展壮大的必然趋势。

 

激烈的市场竞争使得中小企业面临的压力也越来越大，采购过程中存在的问题并找出相应对策,提高采购管理水平,降低企业成本,是中小企业迫切需要解决的问题。

 

在日趋完善的现代经营管理模式中，公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性，中小企业不像大型企业和连锁企业那样拥有雄厚的资金和技术实力，通常也缺乏良好的供应链关系，资本单薄，信誉度偏低，给中小企业采购带来了诸多风险。

 

但中小企业依然可以采取有效措施来控制和分散风险，降低采购成本。笔者通过剖析中小企业采购现状，对中小企业采购风险进行了分析，并提出了中小企业采购风险控制策略。

 

一、中小企业采购特点 

 

现阶段，就我国中小企业而言，在采购中通常表现出以下特点：

 

1、采购规模有限

 

中小企业规模小，资金有限，采购规模普遍不大。据统计，多数中小企业，年采购规模主要集中在50—100万元和500—1000万元人民币。

 

2、价格敏感性强

 

中小型企业因其资金匮乏、企业生存也不太稳定，管理者对采购成本的控制比大型企业更为严格，普遍注重短期投资回报率，对采购物资价格非常敏感。

 

3、采购决定权力较为集中，流程简捷

 

中小企业大多为民营及私营企业，管理层次较少，在物资采购问题上多数采取集权控制，即通常由企业主要负责人操控采购决定权，且采购计划时间多集中在年末岁首。中小企业采购流程随机而简捷，通常是由业务部门先提出申请，采购人员填报年度或临时采购预算计划，报主管领导、公司领导审批后实施。

 

4、采购中体现出较强的个性化需求

 

中小企业由于存在着行业、地域及管理水平上的差异，不同行业、不同规模的企业在不同发展阶段，对采购物资的需求情况是不一样的。每个单位都有不同的采购管理模式和不同的采购流程，在采购中一般都要求实用性和灵活性。

 

5、采购信息渠道多样

 

中小企业获取采购信息的渠道随着信息化时代的到来，已经变得越来越多，不仅通过上门推销及媒体广告等传统方式了解采购产品信息，还通过网络、展会等渠道获取信息。目前，互联网已经越来越成为中小企业获取采购信息的主要渠道。

 

 二、中小制造企业采购存在的问题

 

1.单次采购数量少、批次多

 

中小制造企业根据顾单进行产品设计，组织原材料采购和生产，受企业规销售额、资金的限制，企业采购较为谨慎，采购方式比较零散，无法获得规模采购带来的效益。

 

2.采购流程模式僵化，采购审批手续繁琐，采购监控难以到位

 

目前中小制造企业普遍采用的采购流程特点是:(1)采购流程从订单开始，涉及供应、仓储、财务、质量检验和生产、销售、运输等各部门，将采购职能分割由不同部门完成，既缺乏系统筹划、又导致手续繁琐，工作效率低下。(2)各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题，信息互不沟通，从而影响采购决策的正确性。(3)采购监控不到位，出现采购监控盲点，部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生，影响企业工作效率。

 

3.采购缺乏计划性，采购工作比较被动

 

订单式生产方式使得企业对顾客需求缺少前瞻性，往往根据往年的销售情况、采购经验编排采购计划。尤其当订货周期短、交货日期较为紧张时，采购部门处于销售部、生产部“上挤下压”的尴尬境地，以致在采购价格、采购材料质量、采购材料交货日期等方面在与供应商的谈判中缺乏优势，常常因为许多客观原因导致企业没有选择到合适的供应商。

 

4.采购成本较高

 

中小制造企业采购成本高有以下几个原因:(1)企业采购批次多、采购周期不固定、采购品种多样化，使企业难以享受到规模采购的优惠政策，提高了采购成本。(2)企业对于紧俏的原材料，往往采用提前采购、大量囤积的方法，从而增加了企业的采购成本，提高了产品成本和产品价格，削弱了产品在市场上的竞争力。(3)大量采购造成库存原材料增加，库存成本加大，企业经营管理成本增加。

 

5.没有明确的采购策略，不注重供应商关系管理

 

这方面的具体问题表现为:

 

(1)采购人员缺乏对采购的深层次理解，把采购仅仅看做与供应商之间简单的“买”和“卖”的关系，只注重谈判、比价、压价，缺乏对采购需求的分析和对供应商的扶持。

 

(2)中小制造企业由于采购数量小、采购周期不稳定、采购资金缺乏，因而企业信誉偏低，对供应商缺乏吸引力。

 

(3)企业在供应商的选择上缺乏科学、合理的依据，缺乏对供应商质量的考核和监督，导致企业面临采购风险，出现采购商品交货不及时、没有售后服务、产品数量和质量与采购合同不一致等问题。

 

6.采购人员素质低，采购手段落后

 

由于从业人员每天与金钱、物资打交道，企业管理者往往选择自己信得过的人从事采购工作，在用人问题上任人唯亲的现象较为普遍。

 

7.采购组织结构不合理,分工不明确, 缺乏采购控制产生混乱现象

 

中小企业采购组织内部缺少详细的职务分工和职务分析体系,具体工作落实不到位,这种混乱,使采购部门的工作无法正常开展。中小企业总经理为降低成本经常越级指挥,使得采购主管夹在中间,权利不能正常行使。企业内部忽视激励机制,缺少绩效考核,凡事采取高压政策,导致采购人员没有积极性,人心涣散,人员流失。各部门之间扯皮,对采购部门支持不够,在采购信息的传递上存在拖延现象。

 

8.缺乏信息技术支撑，导致采购效率偏低

 

中小企业由于资金实力有限，虽然很多企业利用了电子计算机进行企业管理，但大多没有引进ERP管理系统进行高效的流程管理，采购信息管理基本处于半手工状态，这在很大程度上影响了采购效率。

 

 (一)优化采购流程，实现信息共享，加强对采购各环节的监控。

 

实现采购流程再造，利用现代技术达到信息共享，改变依靠家族成员来解决问题的状况，是企业亟待解决的问题。

 

（一）中小制造企业可以采用以下策略:

 

1.运用ERP技术，整合企业资源

 

ERP系统是对企业资源的整合，面对的是企业整个的业务流程。采购管理是企业ERP管理的一个环节，借助于ERP系统，企业采购部门可以与业务部门及时进行信息传递，实现物资流、资金流和信息流的集成和共享，从而提高工作效率，减少工作失误，增强采购信息的透明度。

 

2.加强企业管理基础工作，建立健全规章制度，做到管理规范化、制度化

 

目前，中小制造企业实施ERP系统还有一定的困难，主要是:(1)多数中小制造企业产品品种多、批量小、生产工序复杂，难以形成规模化生产。(2)不少企业基础工作薄弱、管理人员匮乏、管理不规范，基础数据不准确。(3)企业业务流程不清晰，部门间的职责不够明确，造成ERP系统无法完成指令，影响生产进度和供货期限。

 

3.努力创建零库存仓库，实行零库存采购

 

零库存采购是指企业实现零库存，将库存功能转移到供应商那里，达到企业降低库存成本的目的。零库存采购还能够及时发现物资供应中的废品，从而追索供应商，保证产品质量，减少废品损失。显然，零库存是企业理想的采购模式，它对企业管理水平和信息技术的使用提出了很高的要求，也对企业与供应商的关系提出了更高的要求。

 

4.实行采购与仓储分离管理，强化物资管理

 

目前有些中小企业将采购和仓储职能合二为一，组成采购供应部，这种组织形式可以简化工作程序，减少用工数量，但其弊端是采购与仓储保管员之间缺乏监控和制约。通过采购与仓储部门的分离，仓储部监控采购合同中规定的原材料的采购数量、到货时间、产品质量;采购部门根据产品入库数量、生产消耗数量等数据，计算出产品库存数量，掌握第一手资料，增强采购信息的透明度。

 

（二）优化采购技术手段，降低采购成本。

 

1.开展电子商务采购

 

建立信息网络系统，利用互联网搜集采购信息、了解市场行情，并将企业需要采购的原材料等信息发布到网上，实现招标采购，降低采购费用和采购成本，缩短采购周期，提高采购效率。

 

2.实行联合、集中采购

 

通过联合众多厂家结成采购联盟，增强与供应商讨价还价的能力，实现规模采购，争取优的采购价格。按货比三家或就近采购原则，与具备集中供货能力的供应商建立长期稳定的合作关系，通过大量、集中采购，获得供应厂家的折让利益。

 

(三)改变用人观念，提高采购人员素质。

 

人力资源管理的核心思想是要把合适的人员用到合适的岗位上，即要做到人岗匹配。中小制造企业采购人员的选配同样需要遵循这样的原则，即要选拔德才兼备的员工担任此项重要工作。

 

此外，员工素质的提高与企业对员工的培养和管理密切相关，可以通过产品知识、相关法规和电子商务及信息化管理培训，提高员工的从业能力和商务谈判技巧;同时通过采购流程的规范化、采购信息的透明化、员工的绩效考核等管理手段加强对采购人员的管理和监督。

 

（四）认真选择适合企业的供应商

 

中小企业应对需用物资按照物资自然属性、使用用途等标准进行科学分类，然后根据不同类别物资和对企业的重要程度、采购的难易程度和可靠程度，将其划分为重点、次重点、一般等管理类别，并根据实际情况，注重对商品质量、价格、服务等方面进行事前审核和监控。

 

对于重点采购的物资，应严格供应商准入制度，对供应商的生产条件、设备状况、质量保证体系、财务指标、银行信誉、企业业绩等方面情况进行综合调查，并采取科学评价体系，综合评估供应商的实力，选择质量可靠、价格合理、服务优良、信誉良好的供应商，确立其名录，以降低采购风险。

 

全面掌握公司所有供应商的情况，并对供应商进行相应的资质考评，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。

 

所谓重要性供应商，即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。

 

当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来，且经考核符合公司重要性供应商标准后，应转为重要供应商进行档案管理。

 

供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等，并定期或不定期更新，由专人负责管理，同时由财务部留存副本。

 

原则上公司采购只选择重要供应商进行。如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题，公司可考虑对其酌情处理，严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利。

 

（五）推行科学采购模式

 

1、推行准时制采购（JIT采购）管理模式

 

推广和实施准时制采购，可有效利用社会库存，降低本企业库存，甚至可实现本企业部分物资零库存的目标。这不仅可以极大提高采购工作效率，降低库存资金风险，而且可保证物资供应和企业需求同步化运作。

 

2、实施标准化采购

 

采购产品和物料规格的标准化，为不同的产品项目或零件使用共同的设计、规格，或降低订制项目的数目，以规模经济量，达到降低制造成本的目的。

 

3、实施杠杆采购

 

中小企业应避免各自采购，造成组织内不同单位向同一个供应商采购相同零件却价格不同，但彼此并不知的情形，无故丧失节省采购成本的机会。应集中扩大采购量，增加议价空间。

 

4、加强内部管理

 

（1）中小企业通过对各环节控制，特别是对物资采购招标、合同签订、合同履行、质量验收等四个关键点的控制，强化监督，以保证不弄虚作假。通过内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，有效规范采购行为，不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

 

（2）重要物资集中采购。集中采购是防止采购腐败、降低采购风险的有效手段。

通过集中采购，可以加大中小企业在市场进行价格、质量、服务谈判的筹码，充分发挥联合优势，提高抗风险能力，限度降低成本，达到效益化目标。

 

（3）加强对采购人员的管理和培训工作。

 

随着中小企业采购模式的不断进步，物资供应部门需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查，又懂材料、设备等行业知识的复合型人才，只有不断加强对物资采购人员的培训，提高其业务素质，才能从根本上避免人为因素造成的采购风险。

 

5、加快物资采购的信息化建设

 

中小企业应积极尝试应用电子商务和ERP等先进的管理系统，实现物流、信息流、资金流的统一。在企业内部应努力搭建集录入、操作、查询、监控等功能为一体的物资采购管理信息网络平台，以实现基础数据一输百用，使各采购环节有机协调和配合起来。通过直观迅捷的网络平台，中小企业可以加强对采购过程中的监控，使采购做到程序化、透明化、规范化、高效化管理，大大降低采购风险。